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6 consigli per gestire le email EfficaceMente

Consigli di buon senso per non farsi sommergere dalle email.

gestire email

“Se avessi 1 centesimo per ogni e-mail che ricevo… probabilmente sarei miliardario!”

Ammettilo, quante volte lo hai pensato? Ognuno di noi riceve ogni giorno decine (se non centinaia) di email. Saper gestire EfficaceMente questo strumento può aiutarti a lavorare meglio e con meno stress… e magari evitare di rimanere sommerso dalle email!

Eccoti allora 6 consigli per gestire la tua casella di posta elettronica EfficaceMente:

1. Smettila di controllare l’email! Se vuoi imparare a gestire meglio le decine di email che ricevi ogni giorno, il primo passo è evitare che ti controllino. Ricevere continuamente notifiche di nuove email non fa altro che interrompere il tuo lavoro, facendoti perdere concentrazione e focus. Ma sono urgenti! Ne sei sicuro? Cosa accadrebbe se le leggessi con 15’ di ritardo?! Riprendi il controllo: stabilisci con quale frequenza hai realmente bisogno di controllare la tua posta elettronica e non permettere ad una vibrazione del blackberry o ad un pop-up di decidere come devi organizzare il tuo tempo.

2. Una alla volta. Quando avrai deciso di controllare la tua inbox, vale la pena farlo con un po’ di metodo. Ordina le tue e-mail in ordine cronologico: dalla più vecchia alla più recente, questo ti permetterà di non perdere il filo delle discussioni. E adesso inizia a processare la tua casella di “posta in arrivo”, un’email alla volta.

3. Elimina! Elimina! Elimina! E’ un’email di spam? Elimina! E’ una catena di Sant’Antonio? Elimina! E’ una notifica di Facebook? Elimina Facebook! ;-)

4. Utilizza la regola dei 2 minuti. Puoi rispondere all’email che stai leggendo in 2 minuti? Fallo, dai una risposta sintetica e passa avanti. Sei un tantino prolisso? Ricordati che le email sono come le cerimonie: più sono lunghe e più stressano!

5. Usa una to-do list. Se l’email che stai leggendo richiede una tua azione, scrivi l’attività sulla tua to-do list e passa avanti. Applicazioni web come Tasks di Gmail o Remember The Milk, ti permettono di trasformare un’email in un’attività con un semplice click. Ma anche un semplice foglio di carta va benissimo! ;-)

6. Archivia! Archivia! Archivia! Pensi che l’email possa esserti utile in futuro? Archivia! Puoi usare gerarchie complesse di cartelle o una semplice cartella “Archivio”. Molto dipende dal tuo sistema di posta elettronica: con Gmail, puoi trovare qualsiasi email con una semplice ricerca, con altri programmi è più efficiente utilizzare delle cartelle per progetto o argomento.

Ahhh! Non male avere la inbox vuota come la tangenziale est di Milano la domenica mattina, vero?!

Tu come gestisci la tua casella di posta elettronica? Fammelo sapere nei commenti! ;-)

Foto di Coletivo Mambembe

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  • Uuuh Andrea !

    tasto dolentissimo per me questo, soprattutto il PUNTO 1: sono malato, non sto scherzando, io controllo la posta centinaia di volte durante al giorno. Controllo la posta dal PC in ufficio, dal cellulare, dal PC a casa in qualsiasi momento, è una specie di tick nervoso per sfuggire a quello che sto facendo e che non mi piace. Più volte ho pensato di fare una “30 giorni” per rompere questa schiavitù, ma per adesso non ho trovato la forza…

  • Ciao Alex!
    A chi lo dici!

    Io la chiamo la “sindrome del messaggino”: che sia un sms, un’email, l’andamento delle azioni, le statistiche del blog, le statistiche di AdSense, etc., ci sono momenti in cui continuo a controllarle in modo ossessivo in attesa della “novità”. In realtà sto solo rimandando del lavoro da fare.

    Per spezzare questi circoli viziosi ho trovato molto utili gli sprint di lavoro. Mi focalizzo al 100% su quello che devo fare, per almeno 30 / 60 min e poi mi prendo una vera pausa in cui controllo la posta privata, le azioni su cui faccio trading ed il blog.

    Non è facile, anche perché le tentazioni sono molte, ma più mi esercito con gli sprint di lavoro e più la tendenza a procrastinare svanisce.

    A presto.

    Andrea.

  • Mattia

    Premetto che uso Gmail per la posta personale.
    Ricevevo decine di mail al giorno (99% newsletter) e non riuscivo più a starci dietro (ho molti interessi: ecologia, informatica, psicologia, webcomics, politica, cinema, musica).

    Molte erano in effetti inutili, o non le leggevo, o non erano interessanti, o erano troppo lunghe e poco leggibili. Eliminate.

    Poi ho scoperto i feed RSS e ho switchato tutto il possibile su quelli. Si leggono molto più velocemente (anche 2-300 post al giorno, con 200 iscrizioni), si possono raccogliere per categoria (OK, si può fare anche con le mail, con qualche filtro). Hanno il difetto che non li si può archiviare, ma non trovo la necessità, onestamente. Al massimo quel che mi serve lo metto come importante (con una stellina) finchè non mi serve più.

  • Su questo argomento ci sono 2 correnti di pensiero:

    – C’è chi vuole aggregare tutto in un unico contenitore e preferisce ricevere tutto nella propria casella postale e…
    – C’è chi preferisce separare e-mail e newsletter.

    Con il Blog EfficaceMente offro entrambi i “servizi”, ma personalmente preferisco di gran lunga i feed RSS e se devo archiviare un articolo particolarmente interessante, invio un’email direttamente da Google Reader a Evernote.

  • Le email rubano tantissimo tempo, così come le statistiche. Bisogna avere molto autocontrollo e imparare a gestirsi il tempo, si ottimizzeranno in maniera incredibile i tempi.

    Io stesso passavo ore a controllare e-mail e statistiche, fin quando ho capito che non era questa la strada da percorrere. Stabilire degli orari e dei momenti per controllare le e-mail, poi dedicarsi alle to do list quotidiane.

    Bell’articolo ;)

  • Ottimo Andrea, soprattutto quando parli dell’affrontare una singola email alla volta!

    Spessissimo si tende a “dover leggere” l’intero blocco di nuove mail, saltando da un argomento all’altro e (perlopiù in preda al panico) riducendosi a non fare nulla di veramente utile.

    Se si unisce questo approccio alle risposte lampo che non richiedono più di un paio di minuti, già si notano i primi miglioramenti :)

  • Si Francesco,
    sono un grande fautore dei piccoli passettini ma ripetuti con costanza. Penso sia un approccio utile in molti contesti.

    Andrea.

  • @Ottantotto

    La tecnica che suggerisci si chiama lavoro a batch. La sto applicando ora per rispondere ai commenti. Consiste banalmente nel dedicare particolari momenti della giornata a svolgere tutte le attività dello stesso tipo.

    Aggregare determinate attività, magari quando ci si trova in uno specifico contesto (Getting Things Done) può dare una bella spinta alla produttività.

    Andrea.

  • Ciao Andrea, si, la lettura delle mail sottrae tempo prezioso alla nostra attività ripercuotendosi anche in termini negativi sulla produttività, il primo passo da fare è intervenire su questo “atteggiamento compulsivo” nel consultare la casella postale, tutto sta ad iniziare :-)
    suggerisco anche di utilizzare dei FILTRI per le mail INDESIDERATE, che sono davvero tante, così da CESTINARLE alla fonte.
    Buon fine settimana!

    M.

  • Ciao Michele,
    grazie per il suggerimento dei filtri: a questo proposito, per chi utilizza Gmail, consiglio questi 10 filtri realizzati da Lifehacker.

    Ten Must-Have Gmail Filters Available for Download

  • Non sapevo il nome ma… mi son trovato molto bene =) Grazie per l’informazione! Come sempre sei cordiale e preciso! Quando vuoi puoi venirmi a trovare anche sul mio blog, mi farebbe molto piacere ;) Buona domenica, buon blogging!

  • Di nulla,

    non mancherò: devo imparare molto sulle tematiche trattate nel tuo blog. ;-)

  • Andrea….
    mi sono spaventata solo a guardare l’immagine!
    scelta azzeccatissima complimenti. credo il mio massimo sia stato 300/360 e mancavo da una settimana sola….
    come rimpiangere le vacanze.

    Io uso filtri anche di smistamento, ed in più chi mi conosce sa che leggo fino a tre righe e poi clicco canc.
    Un saluto,
    paola

  • Ah ah ah! Fai benissimo Paola.

    Per quanto riguarda la tua ultima affermazione, ecco un “e-mail manifesto” che si meriterebbe un po’ di diffusione.

    three.sentenc.es

  • Io ho cominciato ad eliminare le email in arrivo del 2006 e del 2007, tanto per cominciare, e poi quelle inviate degli stessi anni. Poi ho creato delle caselle, in cui sposto le email importanti relative ai siti che gestisco (tanti siti=tante email…). Quelle molto importanti magari le “etichetto” (uso Thunderbird) in giallo o rosso o verde secondo la tipologia.

    Una cosa che ho trovato molto utile- ma che magari potrà essere sbagliata- è stato creare una cartella chiamata “Attesa risposte”, per monitorare email che invio e di cui aspetto con ansia una risposta… Pochi giorni fa ho cominciato a fare un repulisti anche lì: non aveva senso tenere email inviate nel 2006 e nel 2007, a cui dei maleducati non hanno mai dato una risposta :)

    Man mano che qualcuno risponde, le sposto in Posta inviata.

  • Ciao Daniele,

    io preferisco utilizzare meno cartelle possibili: con Gmail basta un search per trovare subito l’email giusta. Trovo molto intelligente la cartella “Attese risposte”.
    Io ne tengo traccia mettendo in copia nascosta il mio indirizzo di Remember The Milk, trasformando così l’email in un’attività della mia to-do list.

    Andrea.

  • Maurizio

    Per quanto riguarda il punto #1, era un mio pesante vizio, ho risolto associando le caselle postali di gmail ad un account ibox, al quale inoltra automaticamente tutte le mail ricevute.
    A sua volta ibox (servizio TIM) mi informa automaticamente e gratuitamente tramite SMS in tempo reale.
    Morale della storia: quando ricevo una mail mi arriva un SMS e vado al PC a controllare la posta se e solo se vedo che il mittente può richiedere una risposta urgente. Se mi rendo conto che si tratta di mailing list, notifiche forum. ecc.. neppure mi accosto al computer.
    Così facendo evito di accanirmi contro la casella postale e risparmio tempo prezioso.
    Se vi interessa cercate un po’ sul web, anche Vodafone mi pare permetta un servizio simile (per Wind c’è ma a pagamento)

    Bye, bel blog..nei bookmark fin dalla prima visita :)

  • @Maurizio

    mi informa automaticamente e gratuitamente tramite SMS in tempo reale.

    Per quanto al mio EGO piaccia essere cercato e desiderato, trovo che avere la notifica in tempo reale delle email sia assolutamente deleterio per la produttività !

    Non c’è niente di peggio che essere continuamente interrotti quando si è concentrati a fare una cosa. Per questo ho eliminato Gmail Notifier il popup automatico di notifica di Outlook.

  • @Maurizio

    Ciao, benvenuto. Conosco bene il servizio della Tim, ma non sono altrettanto disciplinato e so per esperienza che quando utilizzo notifiche “push” per le e-mail, la mia produttività cala! Su questo aspetto mi trovo d’accordo con @Alex.

    Ad esempio, appena acquistato il mio iPhone, ho fatto di tutto per attivare le notifiche push con gmail, ma adesso preferisco di gran lunga fare il check della posta ogni ora, cercando di rispettare gli intervalli. Questo ha notevoli vantaggi: ti permette di allenare la tua disciplina, aumenta la tua produttività e ti libera dall’ossessione delle attività urgenti ma non importanti.

    A presto.
    Andrea.

  • Maurizio

    Beh sicuramente dipende molto da come ognuno usa la posta elettronica.
    Ovviamente, se sto facendo qualcosa di importante non mollo tutto per andare a leggere la posta; per contro invece non penso continuamente “caspita quel tipo potrebbe avermi risposto alla mail”, piuttosto aspetto che sia l’SMS ad avvisarmi e, se sono in un momento “vuoto” della giornata, rispondo, altrimenti rimando a quando avrò del tempo.

    Se però poi, si hanno amici che abusano della mail, magari scrivendoci quando non hanno nulla da fare e non ci trovano sulla chat abituale (che sia Chat, o Instant Messaging ) allora non va bene, perché effettivamente cambia poco o nulla.
    Pensandoci bene, da questo punto di vista, potrebbe essere una sfida in più all’autodisciplina: leggere SOLO le mail provenienti da fonti importanti (università, lavoro, contatti di cui si aspettavano notizie) ed evitare di controllare la posta alla ricerca di qualcosa di importante e perdersi nelle futilità.
    Ma si sa, tra il dire e il fare c’è di mezzo la volontà :D

  • @Maurizio

    parlo per me: ricevere un SMS o vedere il popup della notifica di una mail ormai ha già distolto la mia attenzione da ciò che stavo facendo, il danno ormai è stato fatto.

    Andare a vedere chi è il mittente per decidere se è importante oppure no, peggiora soltanto la situazione:

    – ho interrotto il flusso di ciò che stavo facendo
    – devo attivare un processo di decisione (leggo o no questa mail)
    – devo riprendere il filo di quello che stavo facendo e riconcentrarmi

  • Andrea

    Ciao Andrea, la posta elettronica è la mia principale fonte di frustrazione, se sto fuori dall’ufficio anche solo mezza giornata, al ritorno o il mattino seguente mi trovo con una media di 20/30 messaggi da leggere, smistare, archiviare… a ogni mail spesso corrisponde un’azione da fare, è un vero dramma e dall’ultima volta che ho brutalmente svuotato la inbox (in folder secondari di cose non fatte) ora me ne ritrovo già 400 (in meno di un mese)…. aiuto!!! il tuo sito è molto utile comunque, grazie per il tuo tempo!

    • Ciao Andrea,
      io mi muoverei in 3 passi.
      1) Cancellati da tutte le newsletter, iscrizioni etc che potrebbero intasarti la posta.
      2) Fai un uso massiccio dei filtri di posta elettronica (non so se sei vincolato a dei programmi del lavoro, ma se ti è possibile, usa Gmail). Considera che ricevo una media di 100-150 email al giorno, di queste più del 70% finiscono in automatico in delle cartelle che ho predisposto o altre azioni automatiche (inoltri, risposte automatiche, etc.)
      3) Aggredisci la tua Inbox 5 minuti ogni ora (vista la tua mole di email direi che è ragionevole). Se puoi rispondere in meno di 2 minuti, fallo subito, altrimenti aggiorna la tua to-do list con la relativa azione da compiere ed archivia l’email nella cartella “follow-up”. Dopo quei 5 minuti la tua inbox deve essere comunque vuota.

      Spero di esserti stato utile,
      Ciao Andrea.

  • Andrea

    Grazie mille per la tua pronta risposta… adesso ci riprovo, sposto tutto e vediamo come va..
    Il problema sarà smaltire le 400 mail vecchie.. e le regole ce le ho già… se no sarebbero moooolte di più… ti tengo aggiornato sugli sviluppi..

  • Rosa

    utilissimi tutti i suggerimenti ma soprattutto il punto 1: eliminerò domani stesso la notifica sulla mail dell’ufficio! è vero che distrae tanto, ed ogni volta che mi arriva mi rendo conto che mi viene spontaneo interrompere quello che sto facendo per vedere subito cos’è la nuova e-mail… e interrompersi non aiuta a lavorare bene.

  • Gianluca

    Da molto tempo uso il metodo Inbox Zero ;)

    Ovviamente niente notifiche push né allarmi continui.

  • Sara Pone

    Io ho diversi alias collegati al mio account principale. Ogni alias lo uso per gestire informazioni differenti (ho quello per le iscrizioni ai siti, quello per le mail personali, quello per l’università ecc), e così ho cartelle differenti in cui mi viene recapitata la posta per ciascun alias. In più ho cartelle diverse per gestire diversi mittenti (una è “EfficaceMente” ;), un’altra per esempio è “La Sapienza” e così via). Così praticamente mi so orientare velocemente e capire cosa va eliminato/letto subito/conservato.

  • bioAF86

    a volte per leggere (e capire chi è il pollo che verrà incastrato sta volta) le mail del direttore o dei colleghi del progetto di ricerca con tanto di x-mila pag di allegato è necessario un pomeriggio, e di certo NON posso permettermi di cancellarle o leggerle chissà quando altrimenti con mi ritrovo in rotonda con pc, strumenti e scrivania al seguito nel giro di mezza giornata

    fortunatamente, Gmail e la gestione etichette colorate permette di stabilire una gerarchia colore/importanza e con quella mi regolo! ;)

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